Instructeur ou instructrice gestionnaire de fonds européens

Nouveau Métier
Définition
Accompagne les usagers et/ou les services dans leurs démarches administratives. Met en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité de gestion des fonds européens
Autres appellations
Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers
Métiers à tronc commun
C1E/11 - Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers
A2A/03 - Instructeur ou instructrice gestionnaire des marchés publics
D1D/05 - Instructeur ou instructrice gestionnaire des autorisations d'urbanisme
Facteurs d'évolution
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Redéfinition des programmes de financement de l'Union européenne et de l'ensemble des coopérations, y compris transfrontalières
Développement de la compétence d'ingénierie et de financement de projets dans un contexte de priorisation dans les politiques de coopération
Développement des dispositifs de contractualisation et d'appui aux territoires
Dématérialisation de la gestion et de l'accès au service public
Spécialisation et complexification de l'environnement juridique
Évolutions techniques et technologiques
E-administration : dématérialisation des procédures
Types d’employeurs et services d’affectation
Région : autorité de gestion des fonds européens ; département, établissement public de coopération intercommunale : autorités de gestion déléguée des fonds européens
Rattaché généralement à une direction fonctionnelle
Conditions d’exercice
Conditions générales
Travail en bureau, déplacements éventuels
Horaires variables en fonction des obligations de service public
Disponibilité
Devoir de réserve et sens du service public
Relations fonctionnelles
Relations avec l'ensemble des services
Relations avec les usagers
Relations occasionnelles avec les services de l'État
Relations avec des structures et partenaires extérieurs à la collectivité
Relations avec les porteurs de projet (autres collectivités, acteurs économiques, associations, etc.)
Relations avec les prestataires
Moyens techniques particuliers
Logiciels et applicatifs d'instruction et de gestion
Spécialisations
En fonction des procédures, des types d'instruction et de dossiers
Cadres d’emplois indicatifs
Rédacteurs et rédactrices territoriaux (Catégorie B, fillière administrative )
Techniciennes et techniciens territoriaux (Catégorie B, fillière technique )
Conditions d’accès
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Activités en commun avec Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers

Information des usagers et des services
Instruction administrative et technique des dossiers
Suivi et gestion des dossiers

Compétences associées

Savoir-faire
Information des usagers et des services
Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande
Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande
Enregistrer le dossier et établir le récépissé de dépôt de la demande
Instruction administrative et technique des dossiers
Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d'une demande
Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives
Consulter les autres services et recueillir leurs avis
Rédiger ou participer à la rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, en collaboration avec les services compétents
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
Conduire une analyse technique du dossier de demande et synthétiser les avis recueillis
Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
Rédiger des décisions ou des délibérations
Préparer les actes juridiques de la notification
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
Assurer le suivi et le contrôle des ordres de service
Notifier la décision au demandeur
Suivi et gestion des dossiers
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
Contrôler le respect des obligations réglementaires et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de régularisation ou de sanction
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction
Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions
Effectuer un précontrôle de légalité
Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques, notamment pénaux
Optimiser la qualité, les coûts et les délais des procédures
Mettre en place un système de contrôle des ordres de service
Classer et archiver les dossiers
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Procédures de gestion et d'instruction administratives
Normes juridiques
Procédures de contrôle
Tableaux de bord et indicateurs
Droit administratif, procédures de recours et contentieux administratifs
Actes et écrits administratifs
Règles de classement et d'archivage
Techniques et outils de planification
Logiciels métiers
Savoirs généraux
Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d'instruction
Techniques d'accueil et d'écoute active
Techniques rédactionnelles
Techniques de régulation de conflit
Communication orale et écrite

Activités propres au métier de Instructeur ou instructrice gestionnaire de fonds européens

Étude et instruction des projets
Contrôle de la conformité des opérations financées

Compétences associées

Savoir-faire
Étude et instruction des projets
Orienter et informer les porteurs de projets sur les dispositifs mobilisables
Accompagner les porteurs de projet de l'élaboration de la demande de financement jusqu'au contrôle de l'opération
Évaluer et vérifier la capacité administrative et financière des porteurs de projets
Recueillir les avis des services compétents en matière d'instruction des demandes de fonds européens
Rédiger les rapports d'instruction pour l'affectation des fonds
Présenter les dossiers en comité de programmation
Programmer et conventionner les opérations selon les procédures et les documents types
Présenter les projets pour décision et attribution de financements européens et pour notification aux services financiers
Contrôle de la conformité des opérations financées
Effectuer des visites des opérations cofinancées en cours de réalisation selon le plan d'actions arrêté des visites
Réaliser des contrôles sur pièces et au regard du bilan transmis par le porteur du projet
Contrôler la réalité physique et la conformité des actions
Contrôler le respect des obligations de publicité et de communication sur l'aide européenne
Contrôler l'éligibilité des dépenses
Procéder à l'examen comptable des bilans financiers
Vérifier l'effectivité des liquidations financières
Procéder au versement de l'aide communautaire et émettre les titres de recettes en cas de trop-perçu
Savoirs
Savoirs socio-professionnels
Cadre réglementaire et procédures d'attribution des fonds européens
Règlementation sur les aides d'État et sur la mise en concurrence
Techniques d'évaluation des risques et d'analyse financière
Savoirs généraux
Connaissance des partenaires
Règles et procédures budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Comptabilité et analyse financière publique et privée
Conduite et gestion de projet

Activités

Conseil, appui technique et organisationnel
Veille et observation sectorielle
Accueil et information des usagers

Compétences associées

Conseil, appui technique et organisationnel
Savoir-faire
Analyser et formaliser la demande de conseil
Élaborer des avis ou des préconisations (juridiques, financiers, techniques¿) dans le cadre d'un projet, d'une instruction de dossier, d'une procédure
Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement, d'un matériel, d'une procédure
Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
Rédiger des notices, informations, instructions et procédures
Conduire des actions d'accompagnement des agents (conseil, information, formation, tutorat...)
Savoir
Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services
Cadre réglementaire, procédures, spécificités des champs d'intervention
Veille et observation sectorielle
Savoir-faire
Élaborer et piloter des dispositifs de veille et d'observation
Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
Analyser des informations et documents
Constituer et animer un réseau d'échange
Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles
Savoir
Techniques d'animation de réseaux
Méthodes et outils d'observation sectorielle et prospective
Techniques d'analyse et de synthèse documentaires
Méthodes de collecte et traitement de l'information
Techniques d'analyses comparatives (benchmarking)
Réseaux professionnels d'information
Publications professionnelles
Accueil et information des usagers
Savoir-faire
Appliquer les consignes et procédures d'accueil physique et téléphonique
Identifier la demande de l'usager, l'accompagner et le conseiller dans ses démarches
Délivrer des documents et formulaires
Diffuser une information auprès du public ou auprès d'une catégorie d'usagers
Compléter les informations relatives à la demande d'un usager et recueillir les informations nécessaires au traitement de sa demande
Signaler un besoin de médiation entre un usager et le/les services de la collectivité
Accompagner un usager à l'utilisation du numérique et dans l'usage des services en ligne
Prendre les mesures appropriées en cas de situation d'urgence
Dialoguer et réguler les conflits et les situations de tension
Sensibiliser les usagers au développement durable et à l'éco-responsabilité
Savoir
Droits et obligations des usagers
Missions de service public de la collectivité
Techniques d'accueil, d'écoute et négociation
Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite
Règles en vigueur en matière de transmission d'information aux usagers
Techniques de régulation de conflit et de médiation
Principe d'accueil des personnes en situation de handicap